Что такое онлайн-конференция: как подготовить и провести мероприятие в интернете
Блог Kaiten ·
Все о подготовке и проведении онлайн-конференции: от программы и спикеров до оценки результатов
Представьте: компания вложилась в онлайн-конференцию, позвала экспертов, купила рекламу и собрала регистрации. Но в эфире спикер не может найти правильную презентацию, доклад съедает время следующего, а вопросы клиентов тонут в чате. Зрители закрывают вкладку, заявки после эфира не приходят. В итоге компания потратила бюджет и время экспертов, а результата так и не получила.
Онлайн-конференция начинается задолго до первого выступления. Разберем, как организовать онлайн-мероприятие — от выбора цели и формата до работы в эфире и подведения итогов.
Онлайн-конференция — это организованная дистанционная встреча с программой, спикерами и разными форматами взаимодействия. Участники могут слушать доклады, задавать вопросы, обсуждать темы, работать в группах или вместе разбирать материалы.
Масштаб при этом может быть разным: от небольшой рабочей сессии до мероприятия с сотнями участников, несколькими потоками и десятками выступлений. В программу можно включить разные форматы:
Для проведения онлайн-конференции нужна специализированная платформа: она обеспечивает стабильное подключение, качественный звук, видео и демонстрацию экрана.
Эти форматы похожи, и одну встречу иногда трудно отнести к какому-то одному. Различают их по двум признакам: зачем собирают участников и как устроено взаимодействие.
В одном мероприятии можно сочетать сразу несколько способов взаимодействия с аудиторией. Например, онлайн-конференцию — транслировать в прямом эфире, а обучение — провести в небольших группах по видеосвязи.
Онлайн позволяет собрать участников из разных городов и стран, сократить расходы на поездки и сохранить выступления в записи. Но организаторам придется проверить связь, помочь спикерам с подключением и продумать, как удержать внимание аудитории. Разберем преимущества и ограничения этого формата.
Проще пригласить спикеров. Эксперту не обязательно приезжать на весь день: он может подключиться только к своему выступлению или дискуссии. За счет этого организаторам проще собрать программу с участниками из разных регионов.
Часть расходов можно сократить. Не понадобятся большой зал, кейтеринг, печатные материалы и часть офлайн-инфраструктуры. Но экономия зависит от масштаба: крупной онлайн-конференции могут понадобиться платная платформа, техническая команда, оборудование и отдельная организация трансляции.
Запись дешевле. Платформа для онлайн-конференций записывает эфир сама. Чтобы записать офлайн-конференцию, организаторы ставят в зале видеокамеры, нанимают операторов и монтируют запись. Это отдельная статья расходов.
Материалы легко сохранить и использовать повторно. Участники онлайн-конференции могут вернуться к выступлениям позже, а организаторы — отправить ее тем, кто не смог присутствовать. Презентации, ссылки и другие материалы тоже удобно собрать в одном месте после мероприятия.
Проще проводить регулярные мероприятия. Для распределенной команды онлайн-формат позволяет чаще собирать сотрудников без сложной логистики. Например, ежеквартальную внутреннюю конференцию можно проводить для нескольких офисов и удаленных сотрудников одновременно.
Технические сбои нужно предусматривать заранее. Организаторы не контролируют оборудование участников и спикеров. Подвести может и сама платформа: сервис зависнет под нагрузкой или оборвет встречу по лимиту времени. Спикер может потерять связь, запись — прерваться, а часть участников — не суметь подключиться. Поэтому для крупных мероприятий нужен резервный сценарий: запасное устройство, альтернативное подключение, копии презентаций и человек, который отвечает именно за технические проблемы.
Мало возможностей для нетворкинга. В онлайне труднее случайно познакомиться с другим участником в перерыве или продолжить обсуждение после доклада. Если цель мероприятия — нетворкинг, офлайн-формат подойдет лучше.
Чем больше мероприятие, тем сложнее управление. Конференцию на 20 человек можно провести силами небольшой команды. А для нескольких сотен участников уже понадобятся регистрация, модераторы, техническая поддержка, работа с вопросами и четкое распределение ролей.
Онлайн-конференция требует тщательной подготовки. Вам не нужно искать зал и организовывать кейтеринг, зато добавляются техника, тайминг эфира и работа с удаленными спикерами. Готовиться лучше последовательно: каждый шаг опирается на решения предыдущего.
Начинать стоит не с выбора платформы, а с ответа на вопрос: что вы хотите получить после конференции? От ответа зависят программа, спикеры, платформа и метрики.
Обычно онлайн-конференцию проводят, чтобы:
На этом же этапе определите аудиторию. Ответьте на вопросы:
Например, сотрудникам компании хватит ссылки в календаре, а потенциальным клиентам понадобятся регистрация, объяснение сложных терминов и понятный следующий шаг после эфира. Программа для них будет разной, даже если тема одна.
Небольшому внутреннему мероприятию на 20–30 человек может быть достаточно одного виртуального зала, нескольких выступлений и общего обсуждения. Для открытой конференции на несколько сотен участников уже могут понадобиться регистрация, несколько модераторов, параллельные секции и отдельная техническая поддержка.
Обсудите с командой основные параметры конференции:
Эти решения определят и объем подготовки, и требования к платформе.
Для каждого выступления определите тему, спикера и продолжительность. Отдельно нужно заложить время на вопросы, дискуссии, перерывы и технические переходы.
Добавьте запас по времени на случай, если выступление затянется. Если после каждого доклада спикеры выходят за тайминг хотя бы на 5 минут, к концу конференции задержка может превратиться в полчаса.
Поэтому программу для конференций по интернету лучше собирать с запасом, а не заполнять выступлениями каждую минуту. Для крупного мероприятия зафиксируйте точное время начала и окончания каждого из блоков и заранее определите, что можно сократить, если программа начнет отставать.
Начните со спикеров. Каждому отправьте короткий бриф:
Презентации собирайте заранее, с запасом до репетиции. Храните копии у организатора: если у спикера пропадет связь, модератор покажет слайды сам. С каждым спикером проверьте камеру, микрофон, свет и демонстрацию экрана на той платформе, где пройдет эфир. Дайте спикеру контакт технического специалиста на день эфира и объясните, как модератор будет передавать вопросы из чата.
Затем распределите роли. На конференции обычно работают:
Для небольшой внутренней конференции один человек может совмещать несколько ролей сразу. Но чем больше мероприятие, тем опаснее ситуация, когда модератор одновременно пытается представить следующего спикера, помочь участнику со звуком и найти пропавшую презентацию.
Платформу стоит выбирать после того, как понятны формат, масштаб и сценарий мероприятия. Один и тот же сервис может отлично подходить для рабочей встречи на 15 человек и не справляться с конференцией на несколько сотен участников.
Для различных форматов важны разные возможности:
Для небольшой рабочей конференции на первый план выходят простое подключение, стабильный звук, демонстрация экрана, чат, запись и возможность сохранить итоги встречи рядом с остальной работой команды.
Для корпоративного мероприятия важнее управление доступами и ролями, поддержка большого числа участников, инструменты администрирования, интеграции с другими системами и требования к хранению записей и данных.
Для открытой онлайн-конференции понадобятся регистрация участников, модерация, работа с несколькими спикерами, трансляция, а иногда и аналитика посещаемости.
Когда сценарий определен, проверьте конкретные ограничения платформы:
Не стоит выбирать платформу только потому, что команда уже использует ее для обычных созвонов. Чем больше аудитория и сложнее программа, тем выше требования к сервису.
До мероприятия проверьте не только саму платформу, но и всю цепочку подключения: интернет, микрофоны, камеры, освещение, демонстрацию экрана, презентации, запись и доступы спикеров.
Заранее продумайте, что команда будет делать, если во время конференции что-то пойдет не по плану. Например:
Полностью исключить все сбои невозможно. Задача подготовки — сделать так, чтобы одна проблема не остановила все мероприятие и команда могла быстро перейти к запасному варианту.
Способ приглашения зависит от типа конференции. Для внутреннего мероприятия достаточно отправить сотрудникам инвайт с программой и ссылкой. Для открытого события обычно запускают отдельный процесс: регистрационную страницу, описание программы и спикеров, подтверждение регистрации и напоминания.
В анонсе обязательно укажите:
Для длинной конференции также полезно указать время конкретных выступлений, чтобы участник мог заранее спланировать, какие блоки хочет посетить.
Репетиция особенно важна, если выступают несколько спикеров или программа состоит из разных блоков. Лучше заранее пройти весь сценарий конференции целиком: подключить спикеров, запустить презентацию, передать слово следующему участнику, открыть вопросы, проверить запись и попробовать резервный вариант подключения.
Так часто обнаруживаются мелкие проблемы, которые могут сказаться на качестве эфира: у спикера нет доступа к нужной функции, видео в презентации идет без звука или организатор не может быстро найти файл.
В день конференции организаторы выполняют свои задачи по согласованному плану, а участники слушают доклады, задают вопросы и включаются в обсуждения. Важно придерживаться программы, вовремя делать перерывы и сообщать аудитории об изменениях.
План, задачи и материалы держите в общем рабочем пространстве, чтобы команда могла быстро найти нужное. А для оперативной связи во время эфира создайте отдельный чат: в нем удобно предупредить о задержке спикера или согласовать изменения в программе.
Например, в «Корпорации роботов» под каждое выездное мероприятие создают карточку с чек-листом подготовки и списком необходимого, а после добавляют фотоотчет. Как команда собирает подготовку и результаты в одном месте, показали в кейсе .
После конференции отправьте участникам запись, презентации и полезные ссылки. Поблагодарите спикеров, соберите обратную связь и проверьте, удалось ли достичь цели, которую поставили в начале подготовки.
Результаты зависят от формата конференции:
Количество участников само по себе мало говорит об успехе мероприятия. Например, если цель конференции — согласовать дальнейшие действия между подразделениями, важнее не то, сколько человек подключилось, а к каким решениям они пришли и что произошло после встречи.
Договоренности, которые требуют действий, превратите в задачи: обсудили → приняли решение → назначили ответственного → создали задачу → поставили срок . Так после конференции у команды останутся и материалы, и план дальнейшей работы.
Kaiten — платформа для управления задачами и проектами, где команда ведет работу на канбан-досках: видит, кто чем занимается, какие сроки и что уже готово.
Подготовка конференции — это отдельный проект с задачами, сроками и ответственными. В Kaiten его можно вести так же, как любой другой: от идеи и планирования программы до технической проверки и подведения итогов.
Например, компания готовит внутреннюю онлайн-конференцию: маркетолог отвечает за программу, HR — за приглашения, руководители подразделений — за выступления, дизайнер — за презентации, технический специалист — за платформу и проверку подключения. Все задачи находятся в одном рабочем пространстве на досках с чек-листами и сроками, а руководитель в любой момент видит, насколько мероприятие готово.
Подготовка конференции План Темы и спикеры Регистрация В работе Программа 1/4 Прямой эфир 20 нояб. Готово Приглашения Для небольших рабочих конференций и онлайн-мероприятий у Kaiten есть отдельный инструмент — Kaiten Встречи . Это встроенные в систему видеозвонки, которые проходят в том же пространстве, где команда ведет задачи и документы. После звонка ИИ готовит расшифровку с таймкодами и кратким содержанием, выделяет договоренности и позволяет сразу создать из них задачи на доске.
Kaiten Встречи подойдут для планерок, демонстраций, собеседований и обсуждения задач с командой. На момент публикации в одну комнату могут подключиться до 50 участников, а всего можно держать до 50 активных комнат. Встреча и запись могут длиться до 10 часов.
В Kaiten можно вести подготовку большой конференции как единый проект: фиксировать решения рядом с задачами, назначать ответственных и устанавливать сроки. Подробнее о возможностях платформы рассказали в базе знаний .