Онлайн-сервисы для совместной работы с документами: сравнимаем 10 решений
Блог Kaiten ·
Расскажем, какие сервисы подойдут для офисных файлов, базы знаний и документов, по которым команда выполняет задачи
Когда несколько сотрудников работают над одним документом, важно не потерять правки, комментарии и актуальную версию. Для этого используют сервисы совместной работы: в них можно редактировать документы, обсуждать изменения и управлять доступом.
Мы сравнили 10 таких сервисов: Kaiten, МойОфис, Р7-Офис, Яндекс 360 для бизнеса, VK WorkSpace, ONLYOFFICE DocSpace, Google Workspace, Microsoft 365, Notion и Confluence. Разберем, для каких сценариев подходит каждое решение, как устроена совместная работа и какие есть ограничения.
Это инструмент, в котором несколько сотрудников могут работать над одним документом онлайн: редактировать текст, оставлять комментарии и обсуждать изменения. При этом не нужно пересылать файлы друг другу и вручную собирать правки из разных версий.
В отличие от обычного облачного хранилища, где сотрудники могут скачивать файлы и загружать измененные копии, сервис совместной работы дает возможность редактировать общий документ прямо в системе. В зависимости от продукта доступны история версий, разграничение прав и организация файлов по папкам.
Совместную работу можно организовать несколькими способами:
При выборе сервиса важно учитывать, с какими документами работает команда. Можно выделить 3 основных сценария:
Эти сценарии могут пересекаться, но не каждый сервис одинаково хорошо подходит для всех трех. Поэтому при сравнении стоит ориентироваться прежде всего на задачи команды.
При выборе сервиса стоит оценивать не только возможности редактора, но и то, насколько удобно команде обсуждать изменения, находить документы и управлять доступом. Мы отметили 8 таких критериев:
Проверьте, могут ли несколько сотрудников одновременно редактировать один документ и сразу видеть изменения друг друга. Важно также, отображается ли список участников, которые сейчас открыли файл, и сохраняются ли правки автоматически.
Не все сервисы поддерживают работу в реальном времени. В некоторых изменения коллег становятся видны только после сохранения документа.
Комментарии позволяют обсуждать конкретные фрагменты текста прямо в документе, не перенося разговор в мессенджер. Например, руководитель может оставить замечание к пункту регламента, а автор — ответить на него и внести исправления.
Проверьте, можно ли упоминать коллег, получать уведомления об ответах и закрывать обсуждения после решения вопроса.
Если кто-то случайно удалил важный раздел или переписал текст, история версий поможет найти предыдущую редакцию и восстановить информацию.
Обратите внимание, показывает ли сервис авторов изменений, можно ли восстанавливать старые версии и как долго хранится история на выбранном тарифе.
Отдельная функция — режим рецензирования. Он показывает предложенные изменения прямо в тексте, чтобы ответственный мог принять или отклонить каждую правку.
Не каждому сотруднику нужно разрешать редактировать все документы. Например, регламент компании может быть доступен всем для чтения, а изменять его смогут только руководитель отдела и назначенный ответственный.
Проверьте, какие уровни доступа поддерживает сервис, можно ли приглашать внешних пользователей и ограничивать доступ по публичным ссылкам.
Когда в компании накапливаются сотни документов, важно быстро находить нужные инструкции, шаблоны и регламенты.
Посмотрите, можно ли создавать разделы и вложенные папки, группировать документы по отделам и проектам, добавлять ссылки между материалами. Отдельно проверьте поиск: умеет ли он искать только по названиям или также по содержимому документов.
Если команда регулярно использует Word, Excel и PowerPoint, проверьте поддержку DOCX, XLSX и PPTX.
При этом возможность открыть файл еще не означает, что его можно полноценно редактировать. Например, сервис может показывать таблицу Excel как вложение, но не поддерживать работу с формулами.
Поэтому для каждого формата проверьте пять действий: загрузку, просмотр, редактирование, совместную работу и экспорт. Также оцените, сохраняется ли исходное форматирование после открытия и выгрузки файла.
Если сотрудники работают по техническим заданиям, брифам и инструкциям, удобно открывать эти материалы прямо из рабочих задач.
Проверьте, можно ли прикрепить документ к карточке задачи, связать его с проектом и быстро перейти к актуальной версии. Так команде не придется каждый раз искать нужный файл в другом сервисе.
Для некоторых компаний важно не только то, как сотрудники редактируют документы, но и где хранятся корпоративные данные.
Уточните, предлагает ли сервис облачное размещение или установку на собственные серверы компании (on-premise), в каких странах находятся серверы и какие меры защиты предусмотрены.
Если у компании есть требования к сертификации, реестрам ПО или размещению данных, проверяйте их по официальной документации поставщика. Сам по себе российский или зарубежный статус сервиса не гарантирует соответствия требованиям вашей организации.
Не все перечисленные функции одинаково важны. Например, при работе с финансовыми таблицами на первый план выходят формулы и поддержка XLSX, а для корпоративной базы знаний важнее удобный поиск и понятная структура.
В таблице собрали основные критерии для разных сценариев работы:
Если команда регулярно обращается к инструкциям и регламентам при выполнении задач, удобнее хранить их рядом с рабочими процессами. О том, как организовать такую систему, рассказываем на странице «База знаний Kaiten» .
Ниже разобрали примеры сервисов для онлайн-работы с документами.
Kaiten — сервис для управления проектами и задачами со встроенным редактором документов. Здесь команды создают технические задания, брифы, инструкции и регламенты, ведут базу знаний . Документы хранятся в пространствах команд и проектов, рядом с рабочими досками.
Для хранения документов предусмотрена структура из разделов, папок и страниц с неограниченной вложенностью. По заголовкам и подзаголовкам автоматически формируется оглавление, а встроенный поиск помогает находить нужные материалы.
Если кто-то случайно удалит важный фрагмент, его можно восстановить из истории версий. Во время редактирования Kaiten сохраняет версии каждые 10 минут и показывает, кто вносил изменения.
Преимущества:
Недостатки:
Цены в линейке Кайтен Лайт :
Пробный период — 14 дней с доступом ко всем возможностям, без привязки банковской карты.
Для команд, которым нужны Kanban, Scrum, диаграммы Ганта и расширенная отчетность, есть тариф «Корпорация» и on-premise . Стомость рассчитывается по запросу.
А О М Регламент отдела продаж Связан с задачей Онбординг менеджеров Подробнее о редакторе — в обзоре Документов Kaiten . Чем Документы отличаются от Google Docs, собрали на странице сравнения .
МойОфис — российский разработчик офисного ПО для бизнеса и государственных организаций. В его экосистему входят редакторы документов, корпоративная почта и инструменты для общения.
Для совместной работы в браузере есть «МойОфис Документы Онлайн». В решение входят редакторы текстов, таблиц и презентаций, облачное хранилище и виртуальная доска. Сотрудники могут одновременно редактировать файлы, обсуждать изменения и предоставлять доступ коллегам. Для работы на компьютере без постоянного подключения к браузерному редактору предусмотрено отдельное решение — «Документы Настольные».
МойОфис подойдет организациям, которым нужен полноценный офисный пакет с централизованным хранением файлов и возможностью управлять безопасностью корпоративных данных.
Преимущества:
Недостатки:
Цены:
Р7-Офис — еще одна российская платформа для работы с документами и корпоративных коммуникаций. В состав корпоративного сервера входят редакторы текстов, таблиц и презентаций, файловое хранилище Р7-Диск, почта, календарь и модуль управления проектами.
Сотрудники могут одновременно редактировать документы в браузере, обсуждать изменения и хранить файлы в общем пространстве. В Р7-Проектах документы прикрепляют к задачам, а при необходимости создают новые файлы и открывают их в онлайн-редакторе.
Платформу можно развернуть на собственных серверах или в частном облаке. Для знакомства с продуктом предусмотрен облачный пилот без установки. Такой вариант подойдет компаниям, которым нужен офисный пакет с совместным редактированием и контролем над размещением корпоративных данных.
Преимущества:
Недостатки:
Цены:
Яндекс 360 для бизнеса — набор облачных сервисов для совместной работы от Яндекса. В него входят корпоративная почта, Диск, Документы, Телемост, а в зависимости от тарифа — Трекер для управления задачами и Вики для ведения базы знаний.
В Яндекс Документах сотрудники создают и совместно редактируют тексты, таблицы и презентации в браузере. Файлы сохраняются на Диске, поэтому их не нужно пересылать коллегам после каждой правки. В Вики можно хранить регламенты, инструкции и материалы по проектам, а страницы связывать с задачами Трекера.
Сервис подойдет компаниям, которым нужен офисный пакет с почтой, хранилищем и инструментами для совместной работы в одной экосистеме.
Преимущества:
Недостатки:
Цены:
Яндекс Документы можно использовать бесплатно. Для компаний также предусмотрены платные тарифы Яндекс 360 для бизнеса, в которые входят корпоративная почта, Диск, Документы и другие инструменты. Стоимость начинается от 319 ₽ за сотрудника в месяц, 100 ГБ на Диске. Для размещения на собственных серверах есть отдельные лицензии, стоимость которых зависит от выбранных продуктов.
VK WorkSpace — российская платформа для корпоративной работы от VK Tech, куда входят почта, календарь, мессенджер, видеозвонки, облачный Диск, редакторы документов и инструменты для управления задачами.
В VK Документах сотрудники могут одновременно редактировать тексты, таблицы и презентации в браузере. Файлы хранятся на Диске, где можно создавать папки, настраивать доступ и отслеживать изменения. Редакторы используют технологии Р7-Офиса.
Платформа подойдет компаниям, которым нужен единый набор инструментов для общения, хранения файлов и совместной работы с офисными документами. Доступна облачная версия, а для крупных организаций — развертывание на собственной инфраструктуре.
Преимущества:
Недостатки:
Цены:
ONLYOFFICE DocSpace — платформа для совместной работы с документами, таблицами, презентациями и PDF-формами. Вместо обычных общих папок здесь используют комнаты — пространства, в которые можно приглашать сотрудников, клиентов и подрядчиков с разными правами доступа.
Например, команда готовит предложение для клиента. В комнате совместной работы менеджер и аналитик одновременно редактируют документ, руководитель оставляет замечания, а клиент получает доступ только к готовой версии. Для каждого участника можно настроить разрешенные действия.
DocSpace подойдет компаниям, которые регулярно согласовывают документы с внешними участниками. Сервис работает в облаке, а также доступен для установки на собственных серверах.
Преимущества:
Недостатки:
Цены:
Google Workspace — облачная платформа для совместной работы от компании Google. В Google Docs сотрудники пишут тексты, в Sheets работают с таблицами, в Slides создают презентации, а файлы хранят на Google Drive.
Несколько человек могут одновременно редактировать документ, оставлять комментарии и предлагать изменения. Для команд предусмотрены общие диски: файлы на них принадлежат организации и сохраняются, даже если сотрудник увольняется.
Google Workspace подойдет компаниям, которым нужны онлайн-редакторы, корпоративная почта и общее хранилище. Сервис работает в облаке, версии для установки на собственные серверы нет.
Преимущества:
Недостатки:
Цены:
Google Docs, Sheets и Slides можно использовать бесплатно с личным аккаунтом Google. Для корпоративной почты, централизованного управления и расширенных возможностей предусмотрены тарифы Google Workspace:
Microsoft 365 — набор офисных и корпоративных приложений Microsoft. Сотрудники совместно редактируют документы в Word, таблицы в Excel и презентации в PowerPoint, а файлы хранят в OneDrive и SharePoint.
Для совместной работы также есть Microsoft Loop. В нем можно создавать страницы с текстами, таблицами и списками задач, а отдельные блоки вставлять в чаты Teams и письма Outlook. Изменения синхронизируются между приложениями, поэтому коллеги могут работать с одним содержимым, не пересылая его друг другу.
Microsoft 365 подойдет компаниям, которые регулярно используют файлы Office и совместно работают над ними с коллегами и контрагентами. Веб-приложения работают в облаке, а на старших тарифах доступны и настольные редакторы.
Преимущества:
Недостатки:
Цены:
Стоимость за пользователя в месяц при оплате за год для тарифов с Microsoft Teams:
Notion — облачный сервис, в котором объединены документы, корпоративная база знаний, базы данных и управление задачами. Команды могут писать инструкции, вести проекты, создавать доски задач, настраивать зависимости и отслеживать сроки на таймлайне.
Документы в Notion представлены в виде страниц из отдельных блоков: текста, таблиц, списков, изображений и встроенных материалов. Несколько сотрудников могут редактировать страницу одновременно, оставлять комментарии и связывать документы с задачами в базах данных.
Notion подойдет командам, которым нужна гибкая система для ведения внутренней документации и проектов.
Преимущества:
Недостатки:
Цены:
Стоимость за участника в месяц при годовой оплате:
Confluence — корпоративная база знаний для хранения документации и совместной работы над ней от компании Atlassian. Сотрудники создают страницы с текстами, таблицами, изображениями и вложениями, а информацию организуют по пространствам и дереву страниц.
Для совместного редактирования есть live docs — документы, в которых несколько сотрудников могут одновременно вносить изменения. Confluence также интегрируется с Jira: на страницы можно добавлять списки задач, отслеживать их статусы и связывать документацию с проектами.
Решение подойдет компаниям, которым нужно собрать корпоративные знания в одном месте: инструкции, регламенты, техническую документацию и материалы проектов. Особенно удобен для команд, которые уже используют Jira для управления задачами.
Преимущества:
Недостатки:
Цены:
Стоимость зависит от количества пользователей и периода оплаты:
Собрали ключевую информацию в небольшую сравнительную таблицу:
Цены приведены по материалам статьи. Для МойОфис стоимость пересчитана из годовой подписки (3 360 ₽ / 12 месяцев). Для Р7-Офиса указана минимальная стоимость настольного редактора.
Перед покупкой подписки протестируйте сервис на реальных документах. Для этого проверьте несколько сценариев:
Сравнивайте сервисы в одинаковых условиях: с одним числом пользователей, похожим набором функций и объемом хранилища. Лучше потратить время на тестирование, чем после внедрения обнаружить, что редактор неправильно отображает таблицы, а подрядчики не могут получить доступ к документам.
Выбирайте сервис под задачи команды. Если сотрудники регулярно работают со сложными таблицами, отчетами и презентациями, обратите внимание на офисные пакеты. Если документы нужны для ведения проектов, лучше выбрать решение, в котором их можно связать с задачами.
Например, в Документах Kaiten можно создать техническое задание, пригласить коллег для совместного редактирования, обсудить требования в комментариях и добавить связанные задачи прямо на страницу. Так команда сможет работать с документом и отслеживать выполнение задач в одном месте.
Начать можно бесплатно: тариф рассчитан на команду до 5 человек, а в течение 14-дневного пробного периода доступны все возможности сервиса без ограничения по размеру команды.